Digitales Dokumentenmanagement: Ordnung statt Papierchaos
DMS-System
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Stapeln sich überall Berge voll Papier und Sie verlieren so langsam, aber sicher den Überblick über Ihre Daten und Informationen? Zeit für eine digitale Lösung, Zeit für ein digitales Dokumentenmanagement. Die passende digitale Dokumentenmanagement-Software (DMS) hilft – auch automatisiert – bei der Archivierung, Sortieren und Steuerung aller Daten in Ihrem Unternehmen. Motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter durch die Möglichkeiten des ortsunabhängigen Arbeitens – digitale Daten sind schließlich immer und überall bequem und schnell verfügbar. ncc guttermann unterstützt Sie bei der Einrichtung und Konfigurierung eines digitalen Dokumentenmanagements, das es Ihnen erlaubt, alle Dokumente und Informationen effizient zu verwalten.
Archivieren, sortieren, steuern
Dokumentenarchivierung: Übersichtliche Ablage Ihrer Dokumente
Das Archivieren als Teil des digitalen Dokumentenmanagements wird immer wichtiger – letztlich auch durch die Gesetzgebung (GoBD). Digitale Dokumentensysteme erleichtern hier ungemein die Arbeit und Verwaltung. Nutzen Sie die Archivierungsseite des digitalen Dokumentenmanagements und sparen Sie nicht nur Zeit ein, sondern profitieren Sie auch davon, dass Ihre Prozesse dadurch viel fließender ablaufen können. Eine erfolgreiche Dokumentenarchivierung ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen einen transparenten Überblick darüber, wann wer an welchem Dokument zuletzt gearbeitet hat. Im Zweifelsfall lassen sich Vorgängerversionen Ihrer Dokumente wiederherstellen und so indizieren, dass sie sinnvoll sortiert und leicht auffindbar werden. Nutzen Sie die Archivierungsmöglichkeiten des digitalen Dokumentensystems für Ihr Unternehmen.
E-Mail-Archivierung: Flexible Sicherung aller Informationen
Nicht nur die Archivierung, auch der digitale Schriftverkehr unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten (HGB, AO, GoBD, etc.). So lautet eine der größten Herausforderung eines digitalen Dokumentenmanagements die elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Informationen nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung. Was bedeutet das genau? E-Mails müssen in Ihrem Unternehmen jederzeit und unverzüglich verfügbar sein. Auch hierfür bietet unser digitales Dokumentenmanagement-System die passende Lösung. Zwei Wege stehen dabei zur Verfügung: MailArchiv und MailAddin. MailArchiv bietet Ihnen eine serverseitige Lösung zur E-Mail-Archivierung an. Ihre E-Mails können hier von jedem imap-fähigen Mailserver regelbasiert, rechtskonform und automatisch abgerufen werden. MailAddin läuft über Ihren E-Mail-Client und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern E-Mails direkt in der Anwendung zu archivieren. Beide Varianten lassen sich auch miteinander kombinieren. So finden wir den richtigen Weg der E-Mail-Archivierung für Ihr digitales Dokumentenmanagement.
Workflow-Management: Optimierte Prozesse für das ganze Unternehmen
Sie möchten mehr Transparenz in Ihr Unternehmen bringen? Alle Mitarbeiter sollen stets über Aufgaben und Veränderungen den Überblick haben? Dann brauchen Sie ein Workflow-Management (WfMS), welches die Abläufe Ihres digitalen Dokumentenmanagements sinnvoll unterstützt. Mit einem solchen System lassen sich Prozesse vereinfachen, sogar beschleunigen und besser steuern. Hier beweist das Workflow-Management seine große Stärke: Es informiert über offene wie abgeschlossene Aufgaben, weist den verantwortlichen Mitarbeiter Aufgaben zu und signalisiert Deadlines. Arbeitsabläufe werden nachhaltig erleichtert, behält doch jeder Mitarbeiter stets den Überblick über seine Aufgabenbereiche und das gesamte Unternehmen profitiert von einer effizienten Transparenz der Arbeitsschritte. Offene Fragen dürften somit der Vergangenheit angehören.
Systemanbindung: Schnittstellen für optimale Abläufe
Ein digitales Dokumentenmanagement muss sinnvoll in Ihr Unternehmen integriert werden. Um dies erfolgreich zu bewerkstelligen, bietet ncc guttermann Ihnen passende Systemanbindungen. Wir richten Ihnen die wichtigen Schnittstellen ein, die alle beteiligten Bereiche und Prozesse miteinander verbindet. So bleiben Ihre Geschäftsprozesse stets reibungslos und maximal transparent. Das DMS-System wird nahtlos in die aktuelle Infrastruktur Ihres Unternehmens eingebettet. Mit den richtigen Systemanbindungen können wir Ihre Abläufe vereinfachen und je nach Bedarf sogar noch stärker automatisieren. So lässt sich beispielsweise ein automatisches Archivieren von Dokumenten und Informationen sinnvoll in Ihre unternehmerische IT-Struktur integrieren.
DMS App: Ihre Daten immer und überall verfügbar
Mit mobilen Anwendungen im digitalen Dokumentenmanagement haben Sie immer Zugriff auf Ihre Daten – im Außendienst, auf Geschäftsreisen und während Kundengesprächen. Alle Beteiligten bleiben immer auf dem neuesten Stand: Sind Ihre Mitarbeiter unterwegs und aktualisieren Daten oder Dokumente, so wird dies über eine App des digitales Dokumentenmanagements übergreifend vermerkt. Jeder Mitarbeiter, ob im Büro oder auf Reisen, bleibt dadurch immer auf dem Laufenden. Entscheidend ist hierbei natürlich ein lückenloser Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Dokumente und IT-Systeme. Durch eine verschlüsselte Verbindung können wir von ncc guttermann Ihnen hier die gewünschte Sicherheit bei gleichbleibender Flexibilität bieten.