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Wieso nutzt noch nicht jeder diese geniale Software?

Document Systems Jonas Piegel

DMS! Diesem spannenden Thema durfte ich mich in der letzten Woche im Rahmen einer ausführlichen Schulung stellen!

Wer ich bin? Mein Name ist Jonas Piegel und aktuell bin ich im Vertrieb bei der NCC Guttermann GmbH tätig.

Was ist eigentlich DMS?

Genau diese Frage habe ich mir gestellt, als ich von meinem Vorgesetzen vor ein paar Wochen die Einladung für die Schulung bekommen habe. Zwischen Einladung und Schulung lagen noch einige Wochen und so habe ich durch Eigenrecherche einen ersten und neugierig machenden Einblick gewinnen können. Unter anderem habe ich erfahren, dass es sich bei DMS um ein Dokumenten-Management-System handelt.

Was genau steckt dahinter?

Unser Blogbeitrag vom 25.07.2016 erklärt schon einiges. Zum Beispiel, dass sich die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen durch eine elektronische und automatische Verarbeitung deutlich verkürzen lassen (wichtig für Skonto). Und das die Rechnungen automatisiert in einem elektronischen Archiv erfasst werden, so dass man sie schnell wiederfinden kann und sie trotzdem Ihre Rechtskonformität behalten.

Der Blogbeitrag zeigte schon einige Vorteile auf, dennoch merkte ich in der Schulung, dass sehr viel mehr dahinter steckt und mir bis dato noch nicht wirklich alle Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems bekannt waren. Zudem wurde mir bewusst, wie wichtig gut analysierte Arbeitsprozesse wirklich sind - in jedem Unternehmen!

Was sind die Vorteile eines DMS?

Haben Sie schon mal vergessen, Skonto zu ziehen? Oder einen Vertrag rechtzeitig zu kündigen? Waren Sie schon einmal stundenlang damit beschäftigt, ein Dokument zu suchen oder haben Sie es möglicherweise gar nicht wiedergefunden?

Viele zeitintensive und damit teure Arbeitsprozesse, die im Alltag ständig vorkommen, sich aber durch Prozessoptimierung sehr gut vermeiden lassen.

Und sollten Sie denken, dass ein Dokumenten-Management-System für Sie zu teuer ist oder sich nicht lohnt, so muss ich dieses klar verneinen! Je nach Ausgestaltung und Unternehmen amortisiert sich die Investition schon in wenigen Monaten. Alleine durch E-Rechnungen lassen sich eine Menge Material-, Zeit- und Personalkosten sparen.

Wettbewerbsvorteile sichern!

Am Ende stelle ich mir wirklich die Frage, wieso noch nicht jedes Unternehmen ein Dokumenten-Management-System hat? Für mich, noch recht jungen Menschen, der mit „dieser Technik“ aufgewachsen ist, war nach dieser Schulung auf jeden Fall klar: Dies ist die Zukunft!

Also sollten Sie sich doch auch die Frage stellen, „Wieso hat mein Unternehmen noch kein DMS?“ - Denn die Frage, ob sich DMS durchsetzen wird, stellt sich für mich nicht. Für mich ist es nur eine Frage der Zeit, bis jedes Unternehmen mit einem Dokumenten-Management-System arbeitet.

Ich bin wirklich begeistert und überzeugt von einem DMS und würde es in meinem Unternehmen auf jeden Fall nutzen, um meiner Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Möchten Sie Ihrer Konkurrenz auch einen Schritt voraus sein? Sprechen Sie uns an!

Herr Jonas Piegel
jpiegel(at)nccms.de
02506/9320-717