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Urlaub - effizient und papierlos planen

Business Solutions Mira Gerding

Die Urlaubsplanung ist fester Bestandteil für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. In vielen Unternehmen durchläuft der Urlaubsantrag jedoch einen aufwendigen und komplizierten Prozess. Obwohl dieser in der Regel bereits vordefiniert ist, erfolgt er häufig, immer noch manuell und in Papierform.

Der folgende Ablauf beschreibt die Urlaubsplanung in einem typischen mittelständischen Unternehmen:

 

  1. 1. Planung des Jahresurlaubs zu Beginn des Jahres durch den Mitarbeiter
  2. 2. Abstimmung des Jahresurlaubs innerhalb der Abteilung zu Beginn des Jahres
  3. 3. Beantragung des Urlaubs mithilfe eines Urlaubsscheins (als Papierantrag)
  4. 4. Zustimmung des Vertreters durch Bestätigung auf dem Urlaubsschein
  5. 5. Genehmigung des Urlaubs durch den Vorgesetzten
  6. 6. Einreichen des Urlaubsscheins in der Personalabteilung
  7. 7. Prüfung der Urlaubsberechtigung bzw. der Resturlaubstage durch die  Personalabteilung
  8. 8. Freigabe des Urlaubs durch die Personalabteilung
  9. 9. Systemseitige Erfassung der Urlaubstage

 

Um den Überblick über den eigenen Resturlaubsanspruch sowie den Stellvertretungszeitraum für Kollegen nicht zu verlieren, erstellen viele Mitarbeiter sogar eigene Urlaubskalender. Besonders kompliziert wird es vor allem für den Vorgesetzten, der schnell den Überblick über den Urlaub der Mitarbeiter verlieren kann. Die Folgen können zum Beispiel unerwartete Personalengpässe durch Urlaubsüberschneidungen sein.

Erkennen Sie Ihr Unternehmen wieder?

Die Lösung dafür ist einfach! Bilden Sie Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse für Urlaub und Fehlzeiten elektronisch und automatisiert ab. Urlaubsanträge können einfach per Intranet oder Internet beantragt, zugestimmt und genehmigt werden. Resturlaubsansprüche, Planungen, bereits erfolgte Anträge, Vertretungszeiträume sowie Urlaubssperren werden hierbei berücksichtigt. Seien Sie anhand von ausführlichen Analysemöglichkeiten stets über Ihre Mitarbeiter informiert. Gerne unterstützen wir Sie bei der Automatisierung Ihres Freigabe- und Genehmigungswesen von Urlaub und Fehlzeiten. Sprechen Sie uns einfach an!