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Der elektronische Rechnungsaustausch – bald Standard in Deutschland?

Document Systems Jonas Piegel

Immer wieder fordern Politiker den Abbau von Bürokratie. EX-EU-Steuerkommissar Laszlo Kovacs hatte vorgeschlagen, Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichzustellen. Dies würde die Unternehmen laut Berechnungen der Kommissionsbehörde um 18 Milliarden Euro entlasten und die Umwelt schonen.

In Deutschland sind erste Maßnahmen durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und das BMF-Rundschreiben vom 02.07.2012 umgesetzt worden. Auf Basis der aktuellen technologischen und gesetzlichen Entwicklungen besteht nun die Herausforderung darin, unter einer Vielzahl von Lösungen zum elektronischen Rechnungsaustausch den richtigen Ansatz aus Kosten- und Nachhaltigkeitsaspekten auszuwählen.

Doch was sind überhaupt Lösungen für den elektronischen Rechnungsaustausch?

E-Billing

Eine Möglichkeit für den elektronischen Rechnungsaustausch ist E-Billing!

E-Billing steht für Electronic Billing (Elektronische Abrechnung) und bezeichnet den Geschäftsprozess die Rechnungen elektronisch an die Kunden zu leiten. Im Gegensatz zum klassischen Versand der Rechnungen per Post.

E-Billing oder auch E-Invoicing (Fakturierung) genannt, gewinnt zunehmend an Bedeutung, da es deutlich gravierende Kosteneinsparungen beim Sender und Empfänger für Porto, Druck, Papier und Handling ermöglicht. Ebenso ist der Übermittlungsweg deutlich schneller, da es über E-Mail-Services oder Kurznachrichtendienst (SMS) versendet werden kann. Durch automatische Übermittlung über den vom Empfänger gewünschten Weg, kommt es zu einem schnelleren Cash-Flow.

Bei der Übermittlung ist es wichtig, dass zwischen einem elektronischen Dokument (z.B. Rechnung per PDF) und einer tatsächlichen elektronischen Rechnung in einem maschinenlesbaren Datenformat (EDIFACT oder XML Format) unterschieden wird. Das erste ist ein Dokument, das zweite und dritte sind im Prinzip eine Datenlieferung, die direkt weiter verarbeitet werden.

Und genau hier liegt der große Vorteil von E-Billing! Die Rechnungsdaten im richtigen Format können durch eine automatisierte Erfassung direkt im Buchhaltungssystem des Empfängers weiterverarbeitet werden! Aber auch die Unternehmen, die die Rechnungen elektronisch versenden, sparen neben viel Porto und weiteren Ressourcen, wertvolle Arbeitszeit!

ZUGFeRD

Um einen Standard der elektronischen Rechnungen herzustellen, ist in Deutschland ZUGFeRD der einzige Standard für E-Rechnungen und sogar durch die EU genormt (CEN).

Mit dem einheitlichen Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden.

Geplant ist, dass ab Mitte 2018 die Rechnungsstellungen an Behörden und Krankenkassen in Deutschland nur noch per ZUGFeRD-Format stattfindet.

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