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Alter Hase schlägt Jung-Fuchs, oder Digitalisierung X.NULL

Document Systems Thorsten Konrad

Schon lange sprechen wir von Digitalisierung. Wir haben dafür immer wieder neue Namen gefunden – „das papierlose Büro“, "Industrie 4.0“ oder auch „E-Akte 2020“ sind Begrifflichkeiten, unter denen oft unterschiedliche Ziele verfolgt und verstanden wurden.

Doch Digitalisierung hat keinen Selbstzweck, der Nutzen liegt vielmehr in der Optimierung von Prozessketten, der Verknüpfung und Bündelung von Informationen die möglichst on demand vorliegen sollen und am besten spart das Ganze auch noch Geld.

Mit dieser Motivation unternimmt aktuell besonders der Mittelstand große Anstrengungen um sich „digitaler“ zu organisieren. Da werden Datenbanken konsolidiert und Datenflüsse erweitert, Dokumentenmanagement- oder CRM-Systeme eingeführt und Mobile-Apps nach individuellen Anforderungen entwickelt.

Doch kennen Sie das? Nach Einführung und Schulung des neuen Systems haben sie einen jungen, IT-affinen Mitarbeiter beauftragt Ihre „alten Hasen“ in die neue Umgebung einzuweisen. Die lächeln jedoch nur müde und kommen aufgrund Ihrer Erfahrung und Ihrer Instinktsicherheit in kürzester Zeit mit der alten, bewährten Methode zu einem im Vergleich zur neuen Lösung gleichwertigen Ergebnis. Hat sich also alles nicht gelohnt, oder?

Na ja - natürlich hat es sich trotzdem gelohnt, denn Sie sind sicher in der richtigen Richtung unterwegs!

Damit sich Reorganisationen im Sinne von Digitalisierung in messbaren Nutzen verwandelt, ist es erforderlich Ihren Prozess oder Bedarf in den Mittelpunkt zu stellen und vor allem undokumentiertes, taktisches Wissen zu erfassen. Erst wenn alle Informationen und Anforderungen gut beschrieben sind können Reorganisationen so stattfinden, dass sie Ihre Prozessabläufe spürbar optimieren und Informationen übersichtlich aufbereitet dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Was hilft sind professionelle Anforderungs- und Prozessanalysen, die Ihren IST-Ablauf zusammen mit den Anforderungen der Zukunft erfassen und ergebnisoffen dokumentieren.

Haben Sie Interesse zu erfahren wie das funktioniert? Sprechen Sie uns gerne an!