Das papierlose Büro – mit dem Dokumenten-Management-System Richtung Zukunft

Dokumente elektronisch archivieren, jederzeit griffbereit haben – das ist eine moderne Arbeitsweise und somit eine wertvolle Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen!

Dokumentenmanagementsystem

Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden. Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.

Wahrscheinlich geht es Ihrem Unternehmen ganz ähnlich. Möglicherweise haben auch Sie die Ineffizienz des Managements von Papierdokumenten und mühsamer manueller Abläufe erkannt. Diese Prozesse wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Möglicherweise wissen Sie aber bereits, dass es andere Lösungen für die Bearbeitung und Verwaltung dieser Dokumente gibt.

Eingangsrechnungsverarbeitung

Sie merken schon, dass ein Dokumentenmanagementsystem mehr ist als die einfache Ablage von Dokumenten. Mit einem DMS werden komplette Prozesse ganzheitlich abgebildet und können somit um ein vielfaches schneller und kostengünstiger verarbeitet werden als in analoger Form. Ein prädestiniertes Beispiel dafür ist die Eingangsrechnungsverarbeitung:
Geht eine Rechnung im Unternehmen ein, muss diese sachlich, rechnerisch und formal geprüft werden. Um die Prüfung kümmern sich unter Umständen mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Bei der formalen Rechnungsprüfung werden die notwendigen, vorgeschriebenen Rechnungsdaten durch die Kreditorenbuchhaltung geprüft.

Eine Rechnung muss bestimmte Formalien einhalten, damit sie gültig ist und als Beleg für den Vorsteuerabzug genutzt werden kann.
Die Prüfung stellt sicher, dass die Beträge, die auf der Rechnung aufgeführt sind, rechnerisch korrekt sind und die richtigen Steuersätze und Beträge aufgeführt werden. Auch die Gesamtsumme und alle weiteren Berechnungen werden hier überprüft. In den meisten Fällen übernimmt diese Aufgaben ebenfalls die Kreditorenbuchhaltung.

Sachliche Prüfungen haben wiederum die Aufgabe festzustellen, ob das entsprechende Produkt, das verrechnet wurde, auch bestellt worden ist. Auch Anzahl, Qualität und der vereinbarte Preis werden an dieser Stelle überprüft. Diese Aufgaben werden meistens durch Sachbearbeiter in Fachabteilungen oder im Einkauf übernommen.

Rechnungen werden also einer sachlichen, fachlichen und formalen Überprüfung unterzogen, genehmigt, gebucht und dann bezahlt. Das ist aufwendig und zeitintensiv. Unternehmen sollten daher nach Möglichkeit die Rechnungsprüfung in der Buchhaltung optimieren.

Vorteile bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Sachliche, formale und rechnerische Rechnungsprüfungen sind komplexe Prozesse, die korrekt und gleichzeitig schnell durchgeführt werden müssen. Dauert der Prozess der Prüfung zu lange, gehen Skonti und andere Rabatte verloren. Es drohen sogar Mahngebühren und Schufa-Einträge, wenn die Begleichung von Rechnungen zu lange verzögert wird. Die Buchung von Rechnungen ist fehleranfällig, denn beim Eintippen von Rechnungsdaten kann es zu Tippfehlern oder falschen Angaben kommen. Dazu kommt, dass die Papierrechnungen archiviert werden müssen. Oft werden auch Kopien für die einzelnen Sachbearbeiter und für Vorgesetzte benötigt.

Nutzen Unternehmen eine digitale Rechnungsverarbeitung, profitieren sie von einigen Vorteilen:
Die verbesserte Vorgehensweise beginnt bereits beim Rechnungseingang. Hier geht die Rechnung entweder bereits in digitaler Form als E-Rechnung ein oder wird im Unternehmen eingescannt. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) indexiert die Rechnungen und erkennt alle Felder automatisch. Die Felder werden automatisch zugeordnet, was Fehler bei der manuellen Eingabe vermeidet.
Anschließend wird die Rechnung im DMS abgelegt. Ab diesem Moment steht die digitale Rechnung im IT-System zur Verfügung und kann von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Das macht es auch leichter, nach dem Dokument zu suchen.

Beispiel für einen Rechnungsverarbeitungsprozess:

 

 

Billentis hat eine Studie veröffentlicht, die aufzeigt, dass die Bearbeitung einer Papier-Rechnung fast 20 Euro kostet. Diese Kosten lassen sich zu einem großen Teil einsparen, wenn auf eine digitale Eingangsrechnung gesetzt wird.
Durch die Digitalisierung der Buchhaltung können die Prüfungen und Genehmigungen von Rechnungen darüber hinaus ebenfalls in elektronischer Form erfolgen und automatisiert werden. Das beschleunigt den Prozess erheblich. Dadurch werden Rechnungen schneller bezahlt und Skonto oder andere Rabatte genutzt. Auch Mahngebühren lassen sich vermeiden, wenn die Rechnungsprüfung digital erfolgt. Darüber hinaus ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile durch die Digitalisierung von Rechnungen:

Eine schnelle und automatisierte Rechnungsbearbeitung steigt natürlich auch die Zuverlässigkeit bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dadurch wird der Status bei Lieferanten automatisch besser, da Rechnungen schneller und zuverlässiger bezahlt werden.
Die kompletten Abläufe sind außerdem überwachbar und können von Vorgesetzten und berechtigten Mitarbeitern jederzeit nachverfolgt werden. Fallen Mitarbeiter durch Krankheit oder Urlaub aus, können automatisierte Prozesse dies kompensieren.
Weitere Vorteile sind das Vermeiden von Papierkopien und Papierausdrucken.

Auch die Ablage ist einfacher, weil keine Papierordner notwendig sind. Büromaterial wird eingespart, und die Archivierung wird erleichtert, da sie komplett digital abgewickelt wird. Im Grunde genommen werden alle Papierprozesse durch eine digitale Rechnungsverarbeitung abgelöst.

 

Genehmigungen sind durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger

Vor allem in turbulenten Zeiten, oder wenn Mitarbeiter viel zu tun haben, kann es passieren, dass Rechnungen schnell „durchgewunken“ werden, weil die Zeit oder die Informationen für eine genauere Prüfung fehlen. Auch beim Ablaufen von Zahlungsfristen kann es passieren, dass die Mitarbeiter überlastet sind und Rechnungen freigeben, die noch nicht freigegeben werden sollen.

Das lässt sich beim Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung vermeiden. Hier haben die Mitarbeiter alle Informationen schnellstmöglich verfügbar und können die Genehmigungen wesentlich zeitnaher und einfacher durchführen.

Die Genehmigungen werden durch die digitale Rechnungsprüfung zuverlässiger, da eine bessere Prüfung möglich ist. Hinzu kommt die Transparenz, die es Vorgesetzten erlaubt, jederzeit einen Blick auf einen Vorgang zu werfen, ohne zuvor eine Kopie anfordern zu müssen. Die Gefahr, dass Rechnungen ohne Kontrolle freigegeben werden, sinkt bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung drastisch.

Quelle: DocuWare

KONTAKTIEREN SIE MICH GERNE

Timo Lemmer

02506 – 9320-735