Das papierlose Büro – mit dem Dokumenten-Management-System Richtung Zukunft

Dokumente elektronisch archivieren, jederzeit griffbereit haben – das ist eine moderne Arbeitsweise und somit eine wertvolle Prozessoptimierung für Ihr Unternehmen!

Starke-DMS® Automatische Belegerkennung

Profitieren Sie von erhebliche Zeiteinsparung durch automatisches Erkennen und Auslesen von Schriftstücken. Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht.
So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedener Weise weiterverarbeitet werden müssen. Mit der Starke-DMS® Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt (z.B. Ihre Finanzbuchhaltung).
Durch den Einsatz von OCR Zeichenerkennung kann ein Suchbegriff an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument ermittelt und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt werden. Speziell bei gleichartigen Belegen und für sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten kann die Indizierung somit weiter automatisiert werden.
Hierdurch ist eine deutliche Entlastung von Routinetätigkeiten mit einem hohen Erfassungsaufwand möglich.

Per Workflow alles im Blick

Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Geschäftsprozessen.
Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden. Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen. Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.
Ihre individuellen Prozesse werden im Starke-DMS® abgebildet, mit Fristen versehen, Mitarbeitern zugewiesen und überwacht.
So können Sie Zeit effizienter nutzen!

Verfahrensdokumentation nach den GoBD

Mit den GoBD hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zusammengefasst, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an die DV-gestützte Buchführung sowie die Aufbewahrung und Bereitstellung steuerrechtlich relevanter Daten zu stellen sind (ehem. GoBS/GDPdU).
Die Key Features lauten dabei: Datensicherheit und Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Ordnung. So haben Sie die Teilbereichsdokumentationen, wie z. B. Protokolle, Arbeitsanweisungen oder technische Beschreibungen immer griffbereit.

Da künftig insbesondere aussagekräftige Verfahrensdokumentationen verlangt werden, besteht derzeit erhöhter Handlungsbedarf in Unternehmen!

Diamant und Starke-DMS®, eine wertvolle Integration

Mit der Integration der Diamant-Software bietet Starke-DMS® als Diamant-Gold-Partner im Bereich des Rechnungseingangsmanagements eine Anbindung, die den Rechnungsprozess sinnvoll ergänzt. So digitalisieren Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess vom Erfassen der Rechnung bis hin zur Ablage – und das unabhängig vom Rechnungsformat.
Mit der Starke-DMS® Integration arbeiten Sie nahtlos mit den beiden Softwarebereichen Rechnungswesen und Dokumentenmanagement.
Damit ist z. B. eine Dokumentenausgabe von Diamant an Starke-DMS als auch eine Anzeige der in Starke-DMS® gespeicherten Dokumente in Diamant möglich. Die vollständige Integration des Rechnungseingangs ist damit garantiert. Ebenfalls ist eine vollständige Transparenz über den Finanzstatus gegeben.
Nutzen Sie die vollständige Integrität und steigern Sie so Ihre Effizienz!

Sagen Sie Ihren Papierbelegen den Kampf an!

Quelle: Starke-DMS®