ncc guttermann GmbH

Zahlt sich aus: Maßgeschneiderte Lösungen im Bankwesen

Maßgeschneiderte Lösungen im Bankwesen

Initiiert durch ein Rahmenprogramm der Verbundgruppe plant eine westfälische Bank im Genossenschaftsumfeld, die vorhandenen IT-Systeme unter den Aspekten Kosteneffizienz und Ökologie zu optimieren. Das Institut hat seinen Hauptsitz in Münster und verfügt über Niederlassungen in München, Düsseldorf, Berlin und Hamburg. Wir haben das Projekt deutschlandweit geplant, koordiniert und ohne Beeinträchtigung des Kunden- und Tagesgeschäfts realisiert.

Die Ausgangssituation

Das Institut verfügte über gewachsene Hardwarestrukturen und eine dezentrale Druckumgebung mit 150 Arbeitsplatz-Drucksystemen unterschiedlicher Hersteller, 20 zentrale Kopierstationen sowie ein zentrales Produktionsdrucksystem für den Massendruck.

Ziele und Anforderungen

  • Erfassung aller vorhandenen Dokumentenerfassungs- und -ausgabesysteme.

Unsere Vorgehensweise

  • Workshop zur Vorstellung und Präsentation von Ansätzen zur allgemeinen Optimierung von Dokumentenprozessen (Erfassen, Ausgeben, Verteilen, Verwalten).
    • Erfassung aller vorhandenen Dokumentenerfassungs- und Ausgabesysteme.
    • Messung der Verbräuche.
    • Ermittlung aller Kosten zur vorhandenen Ist-Situation.
    • Workshop zur Erarbeitung des Anforderungsprofils für Scanprozesse.
    • Entwicklung von Kostenvermeidungsstrategien mit Unterstützung einer Accounting-/Follow-me- und Scanlösung.
    • Reorganisation der Druckdatenströme von dezentralen Arbeitsplatz-Drucksystemen zu zentralen Arbeitsgruppen-Systemen.
    • Hardwareauswahl und -konfiguration.
    • Anforderungsprofil für Servicelevel.
    • Prozessdesign mit Unterstützung von Softwarelösungen, Service und optimierter Hardware.
    • Vorstellung des Neukonzeptes im Entscheider-Kreis des Kunden mit Ist/Soll-Gegenüberstellung, Break-Even-Analyse, Lösungspräsentation, Beschreibung der erarbeiteten Servicelevel und Ausblick auf die weitere Vorgehensweise
    • Vertragsabschluss.
    • Rollout-Planung mit dem Vorsatz, den Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich zu stören.
    • Rollout und Projektabschluss.

Technik und Services

  • Einsatz einer Accounting- und Follow-Me Software-Lösung.
  • Einführung einer Benutzer-Authentifizierung am zentralen Ausgabesystem mit vorhandenen RFID-Mitarbeiterausweisen.
  • Einrichtung persönlicher Druckwarteschlangen und Scanzielen für jeden Anwender.
  • Automatische Zuweisung von Druckkosten zu vorhandenen Kostenstellen.
  • Strategische Konfiguration und Rollout von Drucktreibersoftware und Hardware-Benutzeroberflächen zur Vermeidung von Fehlausdrucken.
  • Berücksichtigung von ökologischen Kriterien (TEC-Werte, emissionsarme Verbrauchsmaterialien etc. ) bei der Auswahl der Hardware-Komponenten um die durch das genossenschaftliche Rahmenprogramm vorgegebenen Projektziele zu erfüllen.
  • Anbindung der Niederlassungen über zentrale Print-Server-Lösung.

Flottenmanagement

  • Organisation notwendiger Prozesse für die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial inkl. Verbringung des Verbrauchsmaterials in das jeweilige Drucksystem (Tonereinfüllservice)
  • Aufrechterhaltung der geschaffenen Kostentransparenz (zyklisches Reporting und e-Billing).
  • Permanentes Monitoring der installierten Druckerflotte.

Wartungs- und Reparaturservice

  • Kontinuierlicher Beratungsprozess in jährlichem Rhythmus, um Veränderungen und weitere Bedarfe zu ermitteln und optimal in das Gesamtkonzept zu integrieren.

Der Erfolg

  • Kostentransparenz und erhebliche Kosteneinsparung (33,06%).
  • Amortisation nach 18 Monaten.
  • Vereinfachung der Prozessabläufe (kürzere Durchlaufzeiten).
  • Vereinfachung der Belegerfassungsprozesse.
  • Entlastung der internen IT.
  • Verringerung des CO2-Ausstoßes um 36%.
  • Single Point of Contact (Ein Ansprechpartner für Drucksysteme und Dokumentenlösungen, auch für die bundesweiten Niederlassungen).
  • Entlastung der internen IT.
  • Investitionsschutz durch Dienstleister-Garantie.
  • Störungsfreies Rollout (Kundenzitat: „unauffälligstes IT-Projekt in der Geschichte der Bank“).

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann setzen Sie sich bitte hier mit uns in Verbindung! Gemeinsam sprechen wir darüber, was wir für Ihr Unternehmen leisten können.

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