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Kosten im Griff: Lösungen für die öffentliche Hand

Lösungen für die öffentliche Hand

Eine Stadtverwaltung im Münsterland mit angeschlossenen öffentlichen Einrichtungen, wie Schulen, Feuerwehr, Kindergärten etc., will ihre Dokumentenverwaltung modernisieren und unter Kostengesichtspunkten optimieren. Wir haben eine Lösung erarbeitet und realisiert, die nicht nur dem engen Budgetrahmen gerecht wird, sondern sich auch zukünftigen Anforderungen flexibel anpassen lässt.

Die Ausgangssituation

Das Dokumentenmanagement der Stadtverwaltung war geprägt von einer gewachsenen Struktur mit unterschiedlichen Vertragsformen und Ansprechpartnern, und es bestanden strenge Auflagen bei der Auswahl und Beschaffung von EDV-Systemen. Während die Bedarfe größer waren als das zur Verfügung stehende Budget, stellte die Haushaltssituation der öffentlichen Hand besondere Anforderungen an die Budget- und Investitionsplanung. Darüber hinaus konnte das Konzept nur in Teilschritten realisiert werden.

Unsere Vorgehensweise

  • Vor-Ort Bedarfsanalyse.
  • Erfassung aller vorhandenen Dokumentenerfassungs- und -ausgabesysteme.
  • Messung der Verbräuche.
  • Prüfung der aktuellen Ausschreibungsrichtlinien.
  • Formulierung eines ausschreibungsfähigen Anforderungsprofils.
  • Teilnahme an der Ausschreibung.
  • Vergabe und Rollout-Planung.
  • Rollout und Projektabschluss.

Lösungen und Services

  • Erarbeitung einer politisch vertretbaren Ausschreibungsunterlage.
  • Hardwareauswahl gemäß Anforderungsprofil der Ausschreibung.
  • Wartungs- und Reparaturservice.
  • Flexibles Vertragswerk, um den schwankenden Anforderungen gerecht zu werden.

Der Erfolg

  • Kostenreduzierung.
  • Optimale Systemausstattung trotz enger Haushaltsvorgaben durch flexible Umsetzung der Ausschreibungsvorgaben.
  • Unkomplizierte Vertragsanpassung bei Mehr- oder Minderbedarf.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann setzen Sie sich bitte hier mit uns in Verbindung! Gemeinsam sprechen wir darüber, was wir für Ihr Unternehmen leisten können.

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