ncc guttermann GmbH

Erfolgsrezept: Lösung für eine Krankenhausgruppe

Lösung für eine Krankenhausgruppe

Eine Münsteraner Krankenhaus-Gruppe mit rund 1.800 Mitarbeitern plant die Neustrukturierung der Dokumentenverwaltung mit dem Ziel, Prozesse zu verschlanken sowie Betriebs- und Materialkosten zu senken. Mit unserem Konzept haben wir sowohl die technischen als auch die kaufmännischen Anforderungen erfüllt und eine Lösung realisiert, ohne den laufenden Betrieb in den vier angeschlossenen Krankenhäusern zu beeinträchtigen.

Die Ausgangssituation

Die Gruppe verfügte über gewachsene Hardwarestrukturen mit 290 Drucksystemen verschiedener Typen und Hersteller. Die Versorgung der Drucksystemflotte erfolgte sukzessiv ohne standardisierte Prozesse in der Verbrauchsmittelnachversorgung. Es fehlte der Kostenüberblick über Dokumentenprozesse und Ausgabesysteme. Der Aufwand der internen IT für die Betreuung der Drucksysteme war immens, 60 Prozent aller Service-Tickets waren Druckertickets. Nur für einen geringen Teil der Drucksysteme lagen Servicevereinbarungen mit den Dienstleistern vor, was zu einem hohen Budgetaufwand für Neuanschaffungen führte. Dass die Störanfälligkeit der Systeme zu großer Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führte, war eine logische Konsequenz.

Ziele und Anforderungen

  • Der Klinikbetrieb musste während des Projekts rund um die Uhr ungestört weiterlaufen.
  • Die Gesamtprozesse durften durch Ausfallzeiten in der Druckausgabe nicht gestört werden.

Unsere Vorgehensweise

  • Initial-Workshop, moderne Optimierungsansätze für Dokumentenprozesse im Healthcare-Bereich.
  • Analyseauftrag für das erste von insgesamt vier Krankenhäusern.
  • Erfassung aller vorhandenen Dokumentenerfassungs- und -ausgabesysteme.
  • Messung der Verbräuche.
  • Ermittlung aller Kosten zur vorhandenen Ist-Situation.
  • Konzeptions-Workshops mit dem Kunden zu Hardwareauswahl und -konfiguration, Anforderungsprofil für Servicelevel, Prozessdesign mit Unterstützung von Softwarelösungen, Service und optimierter Hardware.
  • Vorstellung des Neukonzeptes im Entscheiderkreis des Kunden mit Ist/Soll-Gegenüberstellung, Lösungspräsentation, Beschreibung der erarbeiteten Servicelevel und Ausblick auf die weitere Vorgehensweise.
  • Vertragsabschluss und Rollout-Planung mit den Projektverantwortlichen des Kunden.
  • Rollout und Projektabschluss.

Technik und Services

Hardware

  • Standardisierung der Hardware unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen im Bereich der Pflegearbeitsplätze.
  • Stellplatzkonsolidierung von 290 auf 170 Drucksysteme.
  • Hardwareausstattung gemäß Stellplatzanalyse und mit Berücksichtigung der zu erwartenden Zusatzbedarfe innerhalb der Vertragslaufzeit (Investitionsschutz).

Flottenmanagement

  • Organisation notwendiger Prozesse für die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial, Aufrechterhaltung der geschaffenen Kostentransparenz (zyklisches Reporting und e-Billing) und permanentem Monitoring der installierten Druckerflotte.

Software

  • Individuelle Sharepoint-Lösung mit Anschluss an das vorhandene Ticket-System und zur Gewährleistung einer Reaktionszeit von 15 Minuten. Diese Lösung dient außerdem als Kollaborationsplattform zwischen Dienstleister und Kunden.
  • Optimierung der Geschäftsprozesse rund um Patientenannahme und Patientenaufklärung nach gesetzlichen Vorgaben mit Unterstützung einer Workflow-Lösung.
  • Kontinuierlicher Beratungsprozess in jährlichem Rhythmus, um Veränderungen und weitere Bedarfe zu ermitteln und optimal in das Gesamtkonzept zu integrieren.

  • Der Erfolg

    • Kostentransparenz und erhebliche Kosteneinsparung (22%).
    • Komplette Hardware-Neuausstattung.
    • Vereinfachung der Prozessabläufe (kürzere Durchlaufzeiten).
    • Entlastung der internen IT.
    • Investitionsschutz durch Dienstleister-Garantie.
    • Flexible Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten der Workflows durch zahlreiche Schnittstellen und großem Funktionsumfang der eingesetzten Workflow-Lösung.

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